Regla 80/20
El 80% de lo que sucede es producido por el 20% de las fuentes, en el ROI implica que el 80% de la determinación del retorno viene del 20% de la información ,centrarse en lo verdaderamente importante es esencial.
Principal
Siempre se debe tener la comparación sobre la tasa de retorno, el
valor actual neto (VAN) y el tiempo en que se recuperara la inversión.
El ROI de BPM depende directamente de cómo mejora el negocio y el
rendimiento del mismo los cuales deben ser expresa en términos económicos
directos para lo cual es inevitable hacer estimaciones que obligatoriamente
deben cambiar con el desarrollo, el retorno de la inversión es el elemento más
importante junto con la estrategia, riesgo o adecuación de la arquitectura, si
hay una escases de la gestión del talento más que de fondos entonces el recurso
más escaso debe maximizarse, un error que se suele cometer es la asignación del
recurso equivocado no siempre hay que aumentar la asignación de más fondos de
los presupuestados, en la mayoría de los casos es más efectivo mejorar el
rendimiento por hora del talento humano.
Por Hacer
·
Determine los costos y beneficios según la base del negocio en
información y experiencia normalmente disponible, no hacer un esfuerzo excesivo
en esta determinación.
·
Asegurarse de que los beneficios se evalúan de acuerdo a los
resultados de los procesos importantes del negocio de extremo a extremo, que se
puede medir en términos concretos.
·
Revisar proyectos anteriores de inversión, comparar resultados
tras finalización y proyecciones iniciales para cuando sea posible realizar
mejoras en nuestros procesos de decisión.
·
Justificar el proyecto de una BPM mediante la medición del retorno
de la inversión, desarrollar un diagrama de flujo de efectivo para los
beneficios, costos y criterios de decisión de manera abierta y lógicamente.
Definir
Para determinar el ROI de un proyecto de BPM se siguen pasos muy
similares a los tradicionales pero en este caso el análisis de resultados se
hace dirigido exclusivamente al rendimiento del negocio, en términos con
sentido y claridad para la comunidad del negocio, BPM puede tener un gran
impacto en el rendimiento del negocio lo cual conlleva a mejorar la imagen de
las personas que encargadas de los procesos sin embargo para alcanzar esa buena
imagen la exposición del ROI debe ser claro y convincente (Ej.: Mayor
confiabilidad de los clientes, cuantitativamente se nota en la retención y
periodicidad de los clientes).
Los dos elementos fundamentales son los costos y los beneficios,
donde los segundos deben justificar totalmente a los primeros, los efectos
positivos resultantes y como se miden estos beneficios es denotando ya sea la
reducción de costes directos de producción, el aumento del margen bruto y la
reducción del consumo de capital, todo esto se debe a muchos factores, los
llamados beneficios “Hard”: mayor rendimiento de los recursos, menor tiempo de
respuesta, mayores niveles del servicio, mayor calidad, la disponibilidad
asegurada y una mayor facilidad de uso; existen otros que pueden ser
catalogados como beneficios “Soft” (Ej. El valor de hacer una impresión diaria
para recordar a cada uno de los empleados las labores pendientes, si el
proyecto BPM reduce esa impresión ese beneficio debería ser agregado a la
columna de beneficios).
Mostrar
Existen diferentes métodos de enseñar el ROI de los proyectos de
BPM todos deben tener como mínimo un diagrama de flojo de efectivo pero en
realidad todos tiene ventajas y desventajas frente al otro:
·
Como un beneficio neto en su valor económico: mostrar el valor
total del proyecto en cantidades de efectivos hoy, es diferente tener una
cantidad de dinero hoy que tener una cantidad de dinero guardada hacia 5 años
se debe tener en cuenta la determinación de los gastos para el proyecto y que
los flujos de efectivo serán varios, además es importante considerar los
cambios del costo del capital.
·
Como el porcentaje de ganancia de con el retorno de la inversión
planteada: se debe tener una tasa mínima de retorno para la inversión (tasa
de corte), para BPM se debe tener mejor planteado a tal punto que se pueda
definir el tiempo de llegada a ese porcentaje de retorno ese tiempo también
debe ser estimado y medido con un mínimo (Ej. Si la llegada a la tasa
porcentual indicada es de por lo menos 10 años la inversión tendrá que
sujetarse a una incertidumbre muy alta).
·
Como el tiempo necesario para recuperar al menos la inversión
inicial: regularmente si se propone un tiempo de retorno atractivo el
proyecto en BPM será muy viable si es menos de un año este proyecto debe ser
muy atractivo, si no se requiere inversión de capital que es uno de los
factores relativos para la escala de tiempo de retorno entonces la inversión
será mucho más fiable.
Todas son eficientes pero quizá la más efectiva y simple es el
tiempo de recuperación, aunque para todo proyecto de BPM lo mejor y lo ideal
sería considerar y evaluar para tener unas bases bien fundamentadas para
mediciones futuras, además una vez se hace el diagrama de flujo de caja los
tres modelos quedan en un punto mediano de elaboración; uno de los mayores
errores en la elaboración del ROI es hacer proyecciones después de que el
proyecto está terminado tomando como base las estimaciones previas a su
desarrollo cuando aún no se tenía conocimiento de los gastos inesperados o
cambios insospechados, luego de no cometer esta inconsistencia se puede
determinar realmente si el proyecto de BPM fue o no exitoso como se planteó,
después de ser implementado se debe llevar un proceso de FeedBack para
determinar este factor de éxito.
Objetivo
Desarrollar a cabalidad y éxito la primera BPM para que este
modelo aplique a todos los procesos de la empresa de modo que aun cuando una
decisión de la empresa impidiera la automatización completa de todos los
procesos de la organización, al mostrar los mejores resultados se genere la
iniciativa para posteriores implementaciones.
Conclusión
Aun cuando la determinación del ROI es un factor clave para el
éxito de un proyecto BPM no se debe dejar de un lado aspectos importantes como
el nivel de riesgo del proyecto, el cumplimiento de las pautas de arquitectura
y la alineación de metas y estrategias.
Aun cuando la BPM puede ser la solución a muchos factores clave
para mejorar significativamente los procesos de la empresa, siempre se debe
tener en cuenta la actitud del cambio y mejoramiento a casos en los que se
pueda mejorar y puede ser un punto de visión paralelo a la BPM para producir un
significativo aumento en los ingresos, debe ser evitada la sobreutilización de
tiempo en hacer estimaciones un 80% de la información recogida en el principio
puede generar el 20% de las respuestas a futuras dudas.
Diego Solano B.
Especialista en
análisis de negocio
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