Los seis pasos claves que se deben tener en cuenta para estimar el ROI de un proyecto de BPM

Los proyectos de Business Process Management “BPM” cada día ganan más adeptos porque pueden mostrar grandes beneficios y además son exitosos en la vida real.

Las ganancias reales de los proyectos de BPM bien manejados en tiempo vs otros proyectos de IT son de meses y a veces de años.

El tiempo promedio de un proyecto promedio de BPM bien planeado y ejecutado en el 67% de las veces fue de 6 meses según Gartner y la tasa interna de retorno fue superior al 10%.

Por lo anterior es muy importante tener en cuenta los pasos planteados a continuación para lograr estimar un ROI eficaz:

1. identifique problemas y oportunidades

– Identifique los problemas del negocio que deben ser corregidos

– Identifique las oportunidades de mejora que puedan ser direccionadas a un proyecto de BPM

– Acuérdese de seleccionar bien el proyecto de BPM que genere valor para la empresa

– El valor debe ser medido en incremento de utilidades y-o reducción de costo,

– Tenga en cuenta la complejidad del proyecto, empiece con una complejidad baja y vaya iterando hasta llevarla a una complejidad alta

Existen dos enfoques para identificar problemas – oportunidades

– Escuche a los clientes y usuarios internos especialmente el departamento de ventas y el de servicio al cliente, determine los procesos implicados, mire los riesgos potenciales del proyecto, y entonces defina el alcance del proyecto

– Haga una revisión de necesidades de alto nivel de los procesos defina cual BPM puede ser implementado de manera rápida, que tenga un retorno visible, compare los riesgos potenciales del proyecto y defina el alcance del mismo

– Tenga siempre en cuenta para el proceso seleccionado el impacto en el negocio Vs la complejidad del proceso

2. Defina el alcance del proyecto a implementar

– Una vez el proceso candidato ha sido seleccionado el siguiente paso es clarificar y establecer el alcance del proceso.

– Para esto tenga en cuenta que los puntos clave son los siguientes:

– Los pasos claves del proceso

– Dónde empieza y termina el proceso

– Las salidas esperadas del procesos

– Los resultados que debe producir el proceso

– Este es el AS IS

– Tomo una foto del desempeño actual del proceso

– Definir el alcance y medir el desempeño son esenciales para establecer una línea base en la estimación del ROI

3. Estime los beneficios de Hardware y Software

– Los beneficios de hardware deben ser pensados en términos de los componentes claves de Costos, tiempo, calidad y productividad

– Un proyecto de BPM debe tener beneficios en todas estas áreas

– Como usted estimo la línea base de desempeño en el paso anterior entonces busque beneficios de reducción de costos, por ejemplo eliminando la necesidad de ciertas tareas manuales de entrada de datos o de reportes.

– Estos ahorros de costos deben describirse en términos de ahorros de tiempo y los costos asociados al ahorro de tiempo, reducción del ciclo de vida del proceso y sus costos equivalentes.

– La reducción de tiempo para completar el proceso implica: reducción de costos, un mejor tiempo de respuesta, satisfacción al cliente

– Mejorar la calidad reduciendo el número de errores, reducción del manejo de excepciones, disminuir la devolución de productos, menores costos por aplicación de garantías,

– Mejora de la productividad en casos como mejora de la cantidad de atenciones simultaneas, más transacciones con menos recursos

– Beneficios como incrementar la transparencia y visibilidad

– Mejorar la capacidad de información en tiempo real por los kpis

– Mitigación de riesgos y control

– Agilidad y flexibilidad

4. Estime los beneficios de otras inversiones

– Inversiones en personas, servicios, entrenamiento,

– El enfoque debería ser en los costos incrementales y en los gastos de la infraestructura core, estos costos deberían ser tratados costos necesarios para hacer el negocio

– Para estimar el TCO o costo total de propiedad ponga atención en el incremento del staff, entrenamiento, y otros costos incrementales como aseguramiento de calidad, capacidad de planeación y otros gastos.

– Mire y considere los ahorros estimados una vez el proceso de BPM tenga resultados con estas inversiones

5. Coloque el costo - beneficio en términos que la junta directiva entienda

– Una vez los beneficios del BPM son aterrizados y las necesidades de inversión estén claras, es vital que estos se pongan en los términos que la junta que aprueba el proyecto pueda entender

– Deben ser colocados en términos de (costos beneficios):

* Reducción de costos

* Mejora de satisfacción del cliente

* Oportunidades de ingresos o utilidades esperadas del proyecto

– Esto para cada uno de los siguientes puntos (áreas de impacto):

* Tiempo (reducción de tiempos)

* Calidad (reducción de defectos)

* Productividad (hacer más con menos)

* Otros que considere importantes

– Haga la matriz de beneficios de Costo-beneficio Vs áreas de impacto

6. Empaque, presente y gánese la confianza

– Empacar es estimar la matriz de costo beneficio y crear un resumen de los beneficios estimados en términos de reducción de costos y utilidades o retornos esperados vs la inversión en términos incrementales que debemos hacer

– Esto ayudará a tener un ROI más adecuado

En resumen:

– Una buena iniciativa de BPM debe tener resultados significativos y apropiados en su alcance, planeación e implementación

– Gartner dice que el 78% de los proyectos de BPM deben tener un retorno superior al 15%

– Aberdeen dice que el 50% de las organizaciones en una encuesta sobre BPM lo consideran el complemento ideal a un ERP

Ofir Borja Castaño

Business Process Specialist